Materi Kas Kecil

KAS KECIL

Pengertian Kas Kecil 

Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.

Kas kecil mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

·             Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. 

Tentunya masing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan.

·             Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu?

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil, berikut diantaranya :

·             Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor

·             Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

·             Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 

·             Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Pembayaran Kas Kecil

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk suatu hal seperti berikut:

·             Pengeluaran kas kecil biasanya telah ditentukan batas maksimalnya setiap terjadi pengeluaran

·             Pengeluaran tidak diperbolehkan untuk pemberian pinjaman (utang) kepada staf

·             Bukti pengeluaran kas kecil harus ditanda-tangani oleh bagian pemegang petty cash

·             Apabila ada bukti pembayaran, seperti kuitansi, faktur atau bukti pendukung yang lain harus dilampirkan juga pada bukti pengeluaran kas.

Pengisian Kas Kecil

Jadi apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah menipis, maka dana kas kecil harus diisi lagi dengan cara sebagai berikut:

·             Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas

·             Pemegang petty cash menyiapkan daftar pengeluaran yang telah dilampiri bukti transaksi atas pengeluaran kas kecil.

·             Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberikan tanda persetujuan kepada formulir permintaan tersebut dan memberi dana sebesar jumlah nominal kas kecil yang sudah dikeluarkan.

Metode Pencatatan Petty Cash / Kas Kecil

Didalam akuntansi, ada dua metode yang umumnya digunakan dalam pencatatan kas kecil

1. Sistem Dana Tetap | Imprest Fund System 

Metode Sistem Dana Tetap ini merupakan metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya SELALU TETAP.
Setiap pengeluaran kas yang terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.
Dan pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, apabila dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan berdasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan.
Kemudian pemegang kas kecil melakukan pengajuan pembentukan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran.
Sehingga jumlah nominal dana kas kecil tetap seperti jumlah kas kecil semula.

Langkah-langkah operasional metode impress sbb:

·             Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.

·             Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran . 

·             Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

2. Sistem Dana Berubah | Fluctuation Fund System 

Sistem dana berubah sering disebut juga sistem fluktuasi atau pun dana mengambang.

Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali.
Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil.

Namun pada metode sistem dana berubah, jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang atau lebih.